SECRETARIA AMIGA O ENEMIGA ?

En el mundo Empresarial en general, el nexo entre la persona que da ordenes y el que las recibe mayormente esta conformado por personas que ejercen la función secretarial.
Lo que nos podría ilustrar referente a la siguiente premisa:
Puede ser un jefe eficiente, pero con una mala función secretarial,
sus resultados dejaran mucho que desear.
Puede ser un jefe no eficiente, pero con una buena función secretarial
su trabajo puede ser positivo.
Que es la función secretarial?
Es la actividad que permite que la jefatura respectiva, pueda cumplir con sus objetivos y mucho más. Teniendo organización, tino, honestidad, astucia, lealtad, paciencia y sabiendo ser consejera y sobretodo justa.
La persona que tenga esta responsabilidad debe tener la preparación necesaria y suficiente para poder desempeñar el cargo correctamente.
Es definitivamente, un puesto de mucha responsabilidad.
Lamentablemente es frecuente encontrarse con muchas personas que desempeñan el cargo secretarial, que dejan mucho que desear, con respecto al conocimiento de su trabajo, la actividad de la empresa y sobre todo al trato que desarrollan con el personal y con la Empresa tanto interna como externamente.
Las virtudes convenientes de una buena función secretarial se podrían sintetizar en las siguientes:
La iniciativa.-
No solo es necesario desarrollar bien el trabajo, sino ver siempre, las posibilidades de mejorar el sistema, tenemos esa capacidad y debemos desarrollarla. Procurando aportar siempre ideas y propuestas de todo lo que esta a nuestro alrededor, para el bien de la empresa y consecuentemente para nuestra área.
La comunicación.-
Debe ser siempre orientada de acuerdo a quien nos dirigimos, nunca emplear el mismo sistema en todos los niveles. No debemos olvidar que no todos entendemos igual o no todos nos expresamos igual, debiendo ser siempre clara y precisa.
El orden.-
Es el padre del éxito, siempre debemos emplearlo y lograr que el resto lo haga suyo. En nuestro desarrollo laboral y en nuestra apariencia .
El tino.-
Siempre debe saber cuando presionar y cuando no hacerlo. Cuando detallar situaciones o cuando proceder en forma cauta y posteriormente, cuando vea el momento oportuno, informar. Para esto debe conocer muy bien su trabajo y a su jefatura.
En resumen, cuando proceder sin esperar orden, sabiendo que la misma será aceptada por la jefatura.
La responsabilidad.-
Debe saber ser consecuente con sus actos y saber cuándo se pueden dejar las cosas para mañana. Debemos tener en cuenta que directa o indirectamente, por las manos de la función secretarial se mueve los resultados positivos o negativos de la actividad empresarial.
La preparación.-
Continuamente debe estar en busca de ir aumentando sus conocimientos sobre nuevas técnicas y formas de trabajo en otras palabras actualizarse continuamente y constantemente.
En definitiva la función secretarial, es una actividad muy importante dentro del desarrollo de un determinado puesto y de la persona que la jefatura, lo que debería llevarnos a meditar que cualidades deben primar en la elección de la persona que debe desarrollar este puesto, las mismas que se darían de acuerdo a la actividad de la empresa, ya que cada actividad requerirá de características y cualidades diferentes y el hecho de equivocarse en esta selección , marcara la diferencia entre eficiencia o ineficiencia.
Lic. Dante Arbocco, M.B.A.
Asesor Empresarial
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